Сохранение и архив

Документация, сохраняемая в личном деле аспиранта включает:

  1. Документы для участия в конкурсе.
  2. Ведомости конкурсных экзаменов (при очной и заочной форме подготовки).
  3. Концепция научного исследования (только для соискателей).
  4. Индивидуальный план обучения аспиранта.
  5. Ведомости экзаменов аспирантского минимума.
  6. Самоотчеты и аттестационные документы.
  7. Приказы о зачислении, отчислении, прекращении аспирантуры.
  8. Приказы о перерыве, прекращении, возобновлении, продлении срока аспирантуры, об изменении темы и о трансформации формы аспирантуры.
  9. Выписка из протоколов заседаний кафедры с повесткой дня: обсуждение диссертации, отчисление (с или без права на защиту)), рекомандация представить диссертацию к защите.
  10. Выписка из протоколов заседаний совета основного структурного подразделения с решениями:
    1. Об утверждении индивидуального плана аспиранта.
    2. О принятии отчета и аттестировании аспиранта.
    3. О прекращении, продолжении, продлении, изменении формы аспирантуры.
    4. Об изменении темы диссертационного труда, замене научного руководителя.
    5. О выборе второго научного руководителя или консультанта.
    6. Об отстранении аспиранта на определенный срок
    7. О проведении предзащиты.
    8. Об отчислении аспиранта с правом (или без права) на защиту.
    9. О педставлении диссертации к защите и выбора жури.
  11. Автореферат диссертационного труда
  12. Отсканированное цветное и черно-белое копие на бумаге выданного диплома образовательной и научной степени „доктор” и научной степени „доктор наук”.
  13. Другие документы, удостоверяющие состояние аспирантуры.

Документы лиц, не прошедших по конкурсу, сохраняются в общем отделе принимающего структурного подразделения один год с даты окончания конкурса.

После окончания аспирантуры, документы аспирантов архивируются в электронном виде (CD или DVD архив). Срок архивирования один календарный год, считая с 1 октября.

Документы, которые подлежат электронному архивированию сохраняются в общем отделе принимающего структурного подразделения в оригинале один год после окончания аспирантуры. После этого срока они могут быть уничтожены децентрализованно.

При уходе с должности лицо, ответственное за сохранение личных дел аспирантов передает их по описи руководителю принимающего структурного подразделения.

В общих отделах основных структурных подразделений сохраняется документация проведенных конкурсов на занятие академических должностей „доцент” и „профессор”. При каждом конкурсе формируется дело, в котором сохраняются оригиналы документов.

Документация, которая хранится в делах, включает:

  1. Выписку из протоколов заседания академичаского совета, на котором принято решение объявить конкурс на занятие академической должности.
  2. Копие объявления конкурса в Държавен вестник.
  3. Документы всех кандидатов.
  4. Протокол заседания комиссии с решением о допуске к конкурсу.
  5. Приказ ректора об определении состава жури конкурса.
  6. Ведомость конкурсного экзамена для занятия должности „главный ассистент“.
  7. Протоколы заседания жури конкурса.
  8. Протокол заседания совета основного структурного подразделения, на котором выбран (или не выбран) кандидат занять академическую должность.
  9. Отсканированное цветное и черно-белое копие на бумаге выданного удостоверения занятия академической должности.

После конкурса документы участников (без их научных трудов, описанные в ст. 54, ал. 2, т. 10) архивируются на электронном носителе(CD или DVD архив). Срок архивирования один год с даты окончания конкурса. Документы, которые подлежат электронному архивированию сохраняются в общем отделе принимающего структурного подразделения в оригинале один год после окончания конкурса. После этого срока они могут быть уничтожены децентрализованно.