Съхранение и архив

Office files and notebook

В деловодствата на приемащите структурни звена се водят лични досиета на всеки зачислен докторант. Те се открива при зачисляването на докторанта. Оригиналите на документите се съхраняват в деловодството на приемащото структурно звено.

Документацията която се съхранява в досието на докторанта в приемащото структурно звено включва:

1. Документите за кандидатстване.

2. Протоколите от конкурсните изпити на докторантите (в редовна и задочна форма на подготовка).

3. Концепцията за научно изследване (само за докторанти на самостоятелна подготовка).

4. Индивидуалния план за обучение на докторанта.

5. Протоколите от докторантските изпити.

6. Самоотчетите и атестационните документи.

7. Заповедите за зачисляване, отчисляване, отстраняване на докторанта.

8. Заповедите за прекъсване, прекратяване, подновяване, удължаване на срока на докторантурата, промяна на темата и трансформиране на формата на докторантурата.

9. Препис-извлеченията от протоколите от катедрените заседания за вътрешна защита, за отчисляване (със или без право на защита), за откриване на процедура за защита.

10. Препис-извлеченията от протоколите на заседанията на съвета на основното структурно звено с решенията за:

a. Утвърждаване на индивидуален учебен план на докторант.

b. Приемане на отчети и решения за атестация на докторанта.

c. Прекратяване, продължаване, удължаване, видоизменяне, промяна на формата на докторантурата.

d. Промяна на темата на дисертационен труд, промяна на научен ръководител.

e. Избор на втори научен ръководител или консултант.

f. Отстраняване на докторант за определен срок.

g. Провеждане на вътрешна защита.

h. Отчисляване на докторанта с (или без) право на защита.

i. Откриване на процедура за защита и избор на жури.

11. Автореферата на дисертационния труд

12. Сканирано цветно копие и черно – бяло копие на хартиен носител, на из-дадената диплома за образователната и научна степен „доктор“ и научната степен „доктор на науките“.

13. Други документи, удостоверяващи състоянието на докторантурата.

Документите на неиздържалите конкурса кандидат-докторанти се съхраняват в деловодството на приемащото структурно звено една година от обявяването на конкурса.

archive et document

След приключването на докторантурата, документи на докторантите се архивират на електронни носители (CD или DVD архив). Срокът за архивиране е една календарна година, считано от 1 октомври.

Документите, подлежащи на електронно архивиране, се съхраняват в деловодството на приемащото структурно звено в оригинал, една година след завършването на докторантурата. След този срок могат да бъдат унищожени децентрализирано.

При напускане на длъжността, отговорникът за съхраняването на досиетата на докторантите ги предава с подробен опис на ръководителя на приемащото структурно звено.

В деловодствата на основните структурни звена се съхранява документацията от проведените конкурси за заемане на академичните длъжности „главен асистент“, „доцент“ и „професор“. За всеки конкурс се открива дело, в което се съхраняват оригиналите на документите.

iStock_000001701427_ExtraSmall

Документацията която се съхранява в делата по обявените конкурси включва:

1. Препис – извлечение от протокол на заседание на академичния съвет на което е взето решение за обявяване на конкурс за заемане на академична длъжност.

2. Копие на обявата на конкурса в държавен вестник.

3. Документите на всички кандидати, подадени за участие в конкурса.

4. Протокол от заседанието на комисията за допускане до конкурса.

5. Заповед на ректора за определяне на състава на журито за провеждане на конкурса.

6. Протокол от проведеният конкурсен изпит за заемане на длъжността „главен асистент“.

7. Протоколите от заседанията на журито, провело конкурса.

8. Протокол от заседанието на съвета на основното структурно звена на ко-ето е избран (или не избран) кандидат за заемане на академичната длъжност.

9. Сканирано цветно копие и черно – бяло копие на хартиен носител, на издаденото удостоверение за заемане на академична длъжност.

След приключването на конкурса, документи на участниците (без научните им трудове описани в чл.54, ал.2, т.10), се архивират на електронни носители (CD или DVD архив). Срокът за архивиране е една календарна година, считано от датата на приключване на конкурса. Документите, подлежащи на електронно архивиране, се съхраняват в деловодството на приемащото структурно звено в оригинал, една година след завършването на конкурса. След този срок могат да бъдат унищожени децентрализирано.

Служителите и академичният състав на ИНИОД са длъжни да не разгласяват съдържанието на документацията в досиетата на докторантите и делата за провеждане на конкурси за заемане на академични длъжности лица, които нямат пряко отношение към тях.

Публикуването на документи от досиетата на докторантите и от делата на конкурсите за заемане на академични длъжности, се допуска само с разрешение на Ректора.

Новини